一、目的

为有效管理厦门华厦学院图书馆出版物资源，确保出版物的妥善存档、便于追溯查询，特制定本办法。

二、存档范围

涵盖图书馆采购、受赠、交换以及自行出版的所有图书、期刊、报纸、电子出版物、学位论文等各类资料。

三、存档方式与要求

（一）实体出版物

1. 分类存放：依据中图分类法等标准对图书进行分类，期刊、报纸按种类及年代分别存放于专门的架位或库房，确保排列有序、标识清晰。

2. 著录信息：对每本实体出版物详细记录书名、作者、出版社、出版年份、ISBN 号、馆藏位置等信息，录入图书馆管理系统，生成唯一的馆藏条码并粘贴于出版物上。

3. 保护措施：存放在适宜的环境中，保持防火、防水、防虫、防潮与防盗等安全防范措施，贯彻安全巡查机制。如条件允许，配备上恒温恒湿机、紫外线灯管、紫外线消毒柜或臭氧消毒柜等设备更佳。定期对实体出版物进行检查与维护，对一般出版物采用秋季阳光曝晒法进行消毒、杀虫、去霉。对轻微破损的一般出版物可进行简易修复；具备一定的文化保存、收藏价值之出版物，需请厦门市图书馆或厦门大学图书馆协助，使用专用设备、专门技术进行杀虫、消毒及修复，并进行数字化处理。

（二）电子出版物

1. 存储介质：电子图书、期刊数据库等存储于专用服务器，确保数据安全与稳定访问。定期进行数据备份，备份介质异地存放。

2. 元数据记录：记录电子出版物的题名、作者、出版者、出版日期、文件格式、访问地址、数据库来源等元数据信息，存储于图书馆管理系统或专门的数字资源管理库，方便检索与管理。

四、追溯流程

1. 用户查询申请：读者或图书馆工作人员如需追溯某一出版物信息，可通过图书馆检索终端、线上服务平台或到咨询台提交追溯查询申请，说明查询目的、所需出版物的已知信息（如书名、作者、出版年份等）。

2. 信息检索与提取：图书馆工作人员接到申请后，依据所提供信息在图书馆管理系统中进行检索。对于实体出版物，根据馆藏位置信息到相应架位或库房查找；对于电子出版物，通过元数据信息确定其在存储服务器或数据库中的位置，提取相关数据。

3. 结果反馈：将追溯查询到的出版物详细信息、借阅历史（如有）、数字化副本（若可提供）等结果及时反馈给查询申请人。如未找到相关出版物，需说明原因并提供可能的获取途径建议。

五、存档与追溯的管理与监督

1. 设立专人负责出版物的存档管理工作，定期对存档情况进行检查与整理，确保存档资料的完整性与准确性。

2. 建立监督机制，图书馆内部定期审计存档与追溯工作流程，接受读者对出版物存档与追溯服务的投诉与建议，及时改进工作中的不足。

                                         厦门华厦学院图书馆

                                          2024年11月22日